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「お知らせ」を活用した情報発信で、居住者様との良好な関係づくりを構築された事例をご紹介

Mcloud導入事例 <管理会社様編>

Mcloudによる管理業務の“見える化”効果で管理会社と居住者様との距離がぐんと近くなりました。

<お話をいただいた方>
鹿島建物総合管理株式会社 マンション事業部 
所長 阿部 大地 様

竣工年:2011年
戸 数:244戸
共用部:ゲストルーム、ミーティングルーム、来客用駐車場
エリア:東京都・渋谷区
Mcloud導入年月: 2012年1月導入

導入前の課題は、外部オーナー様や賃貸居住者様との情報共有の難しさ

本物件は、渋谷エリア付近の住宅街にある中低層型の高級分譲マンションです。Mcloudの導入から約3年、運用を担当されている鹿島建物総合管理株式会社の所長 阿部様に、導入のきっかけについてお伺いしました。

阿部様:「導入したマンション様は分譲ですが、賃貸が全体の1/3あります。外部オーナー様や賃貸居住者様とのルール共有が難しかったため、ネットを使った管理支援サービスを導入することになりました」

Webサービスということで、管理組合の皆様に心理的な抵抗はありませんでしたか?

阿部様:「いえ、むしろ理事の方々が積極的に導入を推進されました。居住者様の年代も幅広く、理事の皆様は30〜60代です。常日頃からお仕事などで活用されるなど、情報共有のためのWebツールの利便性をご存じだったということは大きいですね」

導入決定のポイントは、操作性のよさ・ブランドの信頼性・安心感

管理組合の話し合いでWebツールの導入が決定。管理会社の阿部様と理事の方々とで、数社からサービス説明を受けて選定に入られました。
最終的には3社によるコンペから、弊社Mcloudサービスを導入いただきましたが、決定した理由は何でしょうか?

阿部様:「決定した理由は、操作性のよさ、安定したサービス供給、バックボーンの信頼性の高さなどでした。グッドデザイン賞を受賞していたことも評価のひとつでしたね。Webツールを熟知している理事の方は、Mcloudの資料を一目見て“これは、きっと使いやすいはずだよ”と評価されていました」

阿部様:「但し、理事会からは、個人情報の問題や機能性、管理権限は誰が持つのかなどの課題について当初から議論されていました。そこで1月の総会で導入決議を行う前に、理事の方々は、Mcloudを試験的に使ってみて、これら問題についてもクリアにされていたことも効果的だったようです」

阿部様:「総会決議では、逆にMcloud導入によって、我々管理会社の仕事が増えるのではないかと心配してくださる方もいらっしゃったくらいでしたが、我々の仕事は問題ありませんでした。逆に、我々も年配の居住者様にちゃんと活用いただけるか心配でしたが、むしろ積極的に活用される方が多かったです」

導入効果その1:Mcloudにより管理会社の仕事が“見える化”

現在は「お知らせ」機能を用いて、整備・点検、防災訓練、イベントなどの各種情報を管理会社から発信されていますが、運用上の注意点や配慮されていることはありますか?

阿部様:「だいたい2〜3週間に1回程度の頻度で、お知らせ情報を発信しています。1日に複数のお知らせを送信する際には、重要なお知らせのみメール通知が届く設定にするなど、受信される居住者様の迷惑にならず、大切なお知らせがしっかりお届けできるよう、運用上の配慮をしています」

Webツールと紙ツールの使い分けはどのようにされていますか?

阿部様:「Mcloudは、あくまで紙による情報の補完だと考えています。決してWebツールだけで完結する訳ではありません。情報は、最初にMcloudで告知して、少しタイムラグを設けてから、掲示板に紙で貼って情報を補完しています。しかし全戸配付していた紙資料を止めたことで、紙資源の削減や作業時間の短縮につながりました」

2015年5月30日夜、マグニチュード8.1を記録した小笠原諸島西方沖の大地震は、都内のビルやマンションでエレベーターが停止するなど多大な影響を及ぼしました。こうした災害に伴う情報については、どのようにされていますか?

阿部様:「当マンションでは、遠隔操作によりエレベーターはすぐ復旧しました。災害による被害情報共有は、スピードが大切です。翌日には保守点検を実施したお知らせを即座に発信して、皆様に安心していただきました」

こうした日々の情報発信が、居住者様の安心感につながっているにちがいありません。

導入効果その2:Mcloudはコミュニケーションの潤滑剤

Mcloudを導入いただいて約3年が経ちますが、居住者様や管理組合様からの反応はいかがでしょうか?

阿部様:「マンションについての情報をきめ細かくお届けすることで、居住者様も、マンションを“自分ごと化”できる効果もあるのではないでしょうか。
以前共用部分の壁に破損があったときに、破損箇所の写真入りで皆様にお知らせしました。それを見てから気になって、他にも不具合がないかチェックするようになったという居住者様が、ご自分で見つけた破損箇所を紙にメモして、フロントまでお持ちくださったことがあります。我々にとってもとても有り難いことですし、Mcloudの効果を実感できました。
居住者様が日々『お知らせ』を目にしているうちに、ただの “マンション”ではなく、皆で住んでいる“自分達のマンション”なのだという意識が強くなった気がします」

管理会社様がMcloudを使って、マンションに関するさまざまな情報を発信して、蓄積することで、情報を共有された居住者様も、より一層マンションへの関心や愛着が増したというプラスαの効果が生まれたようです。
また、居住者様は、管理会社様が発信する情報にMcloud上で何度も接する事で、疑似的に管理会社の方々と何度も接しているような感覚になり、自然と親近感が醸成され、管理会社の方々に話かけるという行為への敷居が下がったという効果もあったようです。WEB上のコミュニケーションが、リアルでの人間関係の構築に寄与できたというのも興味深いものです。

阿部様:「Mcloudがコミュニケーションの潤滑剤的な役割を果たして、居住者様をフロントへ誘導してface to faceの会話が増えたのは、意外な効果でしたね。Mcloudによって、我々管理会社と居住者様との距離がぐんと近づいた気がします」

導入効果その3:イベント集客効果から、資産価値にまで好影響

さらに管理業務に関する写真入り「お知らせ」を送信することで、意外な波及効果も生まれました。

・イベント実施により防災やセキュリティへの関心が高まる
東日本大震災の翌年3月には、避難訓練の一環として、「避難経路の確認会」を実施し、約130名もの居住者が参加されました。このときの感想はいかがでしたか?

阿部様:「ふだん入れない屋上や別棟の館内などをご案内したことで、“防災やセキュリティ面でさまざまな配慮がなされていることがわかった”という気付きや再発見を得られたと、大変好評でした」

・免震ピット見学会
ふだん目にすることのない「免震ピット」の点検の様子を写真入りで以前から情報共有していたこともあり、居住者様の関心が高まり、数10名単位での「建物視察会」を開催されました。

阿部様:「参加者はヘルメットを着用し、かなり狭い『免震ピット』内に入るというものでしたが、70〜80代の方も参加されるなど大反響で、参加者からは“あの視察会はよかった”と評価いただきました」

・100名近くの子供が参加した大人気のハロウィンイベント
エントランスホールでのクリスマス音楽会の定期開催など、ふだんからマンション内コミュニティイベントも活発なマンションですが、昨年10月には管理会社からの提案としてハロウィンイベントを実施されました。

阿部様:「Mcloudの「お知らせ」で、“フロントで「Trick or treat?」の合い言葉を言ってくださったお子様には、ハロウィンのお菓子をプレゼントします”と告知したところ、幼稚園から小学生くらいまでのお子様が楽しく参加してくださいました」

阿部様:「子育て世代が多いということもありますが、イベントに参加くださる居住者も多く、Mcloudは集客効果にも一役買っていると思います。イベントを通して、入居当時に小さかったお子様方が年々成長されている様子を見ることができて、我々も感慨深いものがあります」

マンションへ遊びに来た近隣のお友達が、Mcloudに蓄積された管理会社様の働きぶりに魅力を感じて引っ越してきたという事例もあったとか?

阿部様:「賃貸も売買も、現在ウェイティングリストができるほど、人気のマンションとなっているようです。Mcloudで管理業務を“見える化”していくことによって、資産価値の向上にも一役買っているのであれば、我々も嬉しいですね」

今後は防災機能の強化を目指す

「お知らせ」機能をフル活用していただいているMcloudですが、今後はどのような使い方を考えていらっしゃいますか?

阿部様:「直近では、管理規約や総会資料をデータ化して、データ保存箱で共有していくことにも着手しないといけないなと思っています。
また将来的には、『掲示板』機能を活用した管理組合の理事様との双方向のやりとり、そしてオプションの『防災』機能を追加して、防災面の強化も検討中です」

まとめ

これからも拡充するMcloudサービスにより、防災面でもきめ細かな管理運用が期待できます。今後ともぜひよろしくお願いいたします。